Iekšējās komunikācijas speciālisti bieži saka, ka, ja viņu darbs tiek paveikts labi, tas ir diezgan neredzams. Mēs bieži uztveram vienmērīgu informācijas apmaiņu un saistošus ziņojumus par pašsaprotamu, vai ne?
Ja jūs lūdzat mums definēt iekšējo komunikāciju, mēs teiktu, ka tas ir ļoti dinamisks un daudzfunkcionāls process, kas ir saistīts ar informācijas, ideju, ziņojumu un atsauksmju apmaiņu starp indivīdiem un struktūrvienībām organizācijā. Mēs arī teiktu, ka tas ir ļoti svarīgs organizācijas darbības aspekts, un tam ir būtiska loma, lai nodrošinātu, ka visi darbinieki ir saskaņoti ar uzņēmuma mērķiem, uzdevumiem, vērtībām un stratēģijām. Tas palīdz radīt vienotu, produktīvu un iesaistītu darbaspēku.
Apspriedīsim iekšējās komunikācijas lomu un to, kā tā iesaista personāla speciālistus, padomāsim par obligātajiem jautājumiem, visbiežāk sastopamajiem izaicinājumiem un to risinājumiem.
Iekšējā komunikācija: galvenie mērķi
Sākot ar ziņojumu, kurā jūs apsveic dzimšanas dienā, rokasgrāmata, kas aptver visu, kas jums jāzina par uzņēmuma tālruņa vai automašīnas lietošanas politiku, līdz zināšanai, pie kura doties, kad vēlaties apspriest savu karjeras attīstību vai konfliktu ar kolēģi - iekšējā komunikācija ietver daudzas lietas. Šeit ir daži iekšējās komunikācijas mērķi:
Informācijas apmaiņa
Iekšējā komunikācija ir galvenais līdzeklis, ar kuru svarīga informācija tiek izplatīta visā organizācijā. Tas var ietvert paziņojumus, būtiskas politikas, jaunas procedūras, atjauninājumus par uzņēmumu un ieskatu projektos un jautras iniciatīvas.
Darbinieku iesaiste
Mums patīk to pateikt un atkārtot — iesaistītie darbinieki ir laimīgi darbinieki. Darbinieku iesaistīšana nozīmē saglabāt viņu motivāciju un apņēmību savā darbā. Komunikācijas kanālus, piemēram, uzņēmuma biļetenus, tiešsaistes sanāksmes un digitālās platformas, var izmantot, lai iesaistītu darbiniekus, informējot viņus par uzņēmuma redzējumu, misiju un progresu un ļaujot viņiem justies kā komandas daļai.
Izlīdzināšana
Iekšējā komunikācija palīdz saskaņot darbiniekus ar organizācijas stratēģiskajiem mērķiem un uzdevumiem. Iekšējā komunikācija palīdz uzturēt redzējumu dzīvu — kad darbinieki saprot kopējo ainu un savu lomu tā sasniegšanā, viņi biežāk strādās kopīgu mērķu sasniegšanā.
Atsauksmes un uzlabojumi
Divvirzienu saziņas kanāli, piemēram, aptaujas, ieteikumu lodziņi un citas iespējas atstāt publiskas vai privātas atsauksmes, ir ļoti svarīgi, lai darba devēji iegūtu vērtīgu ieskatu procesu uzlabošanai un problēmu risināšanai. Darbiniekiem ir svarīgi arī justies kā dzirdēti un lai viņu balss tiktu novērtēta.
Konfliktu risināšana
Pat labākajās komandās ar vislabāko kultūru daži konflikti ir neizbēgami. Efektīva komunikācija var palīdzēt atrisināt konfliktus un pārpratumus starp darbiniekiem vai nodaļām. Nodrošinot platformu atklātam un godīgam dialogam, iekšējā komunikācija var palīdzēt novērst problēmu saasināšanos.
Zināšanu apmaiņa
Kopīgošana ir rūpes! Iekšējā komunikācija var atvieglot efektīvu zināšanu un zināšanu apmaiņu starp darbiniekiem, kas var palielināt inovāciju un problēmu risināšanas iespējas organizācijā.
Kultūras veicināšana
Iekšējai komunikācijai ir nozīme arī uzņēmuma kultūras veidošanā un nostiprināšanā. Tas palīdz nodot darbiniekiem organizācijas vērtības, ētiku un vēlamo uzvedību un demonstrēt tos, kas darbojas.
Izmaiņu vadība
Pārmaiņu laikā, piemēram, apvienošanās, pārņemšana, organizācijas pārstrukturēšana vai pat mazākas izmaiņas komandās vai nodaļās, iekšējā komunikācija ir kritiska, lai pārvaldītu un vadītu darbiniekus pārejas laikā.
Atbilstība un politika
Iekšējā komunikācija nodrošina, ka darbinieki apzinās un ievēro uzņēmuma politiku, juridiskās prasības un ētikas standartus — viņi zina, kur meklēt nepieciešamo informāciju un jebkurā laikā uz to atsaukties.
Daži skaitļi
Darbinieki, kuri nav apmierināti ar sava uzņēmuma komunikāciju, ir četras reizes lielāka iespējamība atstāt
Saskaņā ar Gallup, salīdzinot ar izslēgtajām komandām, iesaistītās komandas uzrāda par 24% līdz 59% mazāku apgrozījumu, par 10% augstāku klientu vērtējumu, 21% lielāku rentabilitāti, 17% augstāku produktivitāti, 28% mazāku saraušanos, 70% mazāk drošības incidentu un 41% mazāk prombūtnes
Efektīva iekšējā komunikācija var palielināt darbinieku apmierinātību līdz 40%
Uzņēmumiem ar efektīvu komunikācijas praksi ir 50% augstāks darbinieku saglabāšanas līmenis
Laba iekšējā komunikācija veicina ideju apmaiņu un inovācijas. Saskaņā ar Deloitte, organizācijas ar spēcīgu komunikāciju ir 3,5 reizes lielāka iespēja būt inovāciju līderiem.
33% darbinieku ziņo, ka atklātas un godīgas komunikācijas trūkums izraisa konfliktus darba vietā
Tikai 14% darbinieku izprot sava uzņēmuma stratēģiju un virzienu. Efektīva komunikācija palīdz saskaņot darbiniekus ar organizācijas mērķiem
Komunikācijai ir izšķiroša nozīme pārmaiņu periodos. McKinsey pētījumā tika atklāts, ka 70% pārmaiņu programmas neizdodas sliktas komunikācijas dēļ
Kāda ir HR loma iekšējā komunikācijā?
Kurš vēl zina visu un redz visu organizācijā, ja ne HR? Ir diezgan acīmredzams, ka starp daudziem personāla speciālistu darbiem tiem vismaz nedaudz jāveicina iekšējās komunikācijas atvieglošana un stiprināšana organizācijā. Šeit ir dažas kopīgas lomas personāla speciālistu iekšējā komunikācijā:
Palīdzība izstrādāt komunikācijas stratēģijas
HR var sadarboties ar citām nodaļām un vadību, lai izstrādātu efektīvas komunikācijas stratēģijas. Tas ietver saziņas mērķu, mērķauditoriju, galveno vēstījumu un atbilstošu saziņas kanālu noteikšanu.
Atbilstības nodrošināšana
HR var palīdzēt nodrošināt, ka iekšējā komunikācija atbilst juridiskajām un normatīvajām prasībām, piemēram, tām, kas saistītas ar darba likumiem, drošību darba vietā un datu privātumu.
Darbinieku atsauksmju atvieglošana
HR var izveidot mehānismus, lai savāktu atsauksmes no darbiniekiem un nodotu to attiecīgajiem departamentiem. Tas var ietvert aptaujas, ieteikumu lodziņus un regulāras atsauksmju sesijas.
Apmācība un attīstība
HR var nodrošināt apmācības un attīstības programmas par efektīvu komunikāciju un citām atbilstošām prasmēm darbiniekiem un vadītājiem. Tas var palīdzēt uzlabot vispārējo komunikāciju organizācijā.
Konfliktu risināšana
Personālam var būt nozīme starpniecībā un konfliktu risināšanā starp darbiniekiem vai nodaļām, kas var ietvert atklātas un konstruktīvas komunikācijas atvieglošanu.
Uzstādīšana un orientācija
HR var nodrošināt, ka jaunie darbinieki ieviešanas procesā saņem visaptverošu informāciju par uzņēmumu, tā kultūru, politiku un procedūrām.
Krīzes komunikācija
Krīzes vai ārkārtas situācijās HR var palīdzēt izveidot un izplatīt kritiskus iekšējos sakarus, lai darbinieki būtu informēti un droši.
Izmaiņu vadība
HR organizācijā bieži vada pārmaiņu vadības iniciatīvas. Efektīva komunikācija ir būtiska, ieviešot izmaiņas, un HR var palīdzēt pārvaldīt pretestību, izmantojot skaidru un konsekventu ziņojumapmaiņu.
Darbinieku iesaistes programmas
HR var izstrādāt un īstenot darbinieku iesaistes programmas, kas veicina komunikāciju un sadarbību, piemēram, komandas veidošanas pasākumus, atzīšanas programmas un atgriezeniskās saites mehānismus.
Kā personāla speciālisti var stiprināt savu lomu iekšējā komunikācijā?
Kā tika apspriests, personāla speciālistiem var būt daudz lomu vienmērīgas iekšējās komunikācijas veicināšanā. Ja esat motivēts un jums ir laiks stiprināt savu lomu iekšējās komunikācijas efektīvākā padarīšanā, apsveriet šīs darbības, lai sāktu ar:
Sadarbība ar citām nodaļām
Jums cieši jāsadarbojas ar tādām nodaļām kā mārketings, IT un vadība, lai nodrošinātu koordinētu un konsekventu pieeju iekšējai komunikācijai.
Izmantojiet tehnoloģiju
Ieguldiet tehnoloģijās un rīkos, kas atvieglo saziņu, piemēram, iekštīkla platformās, darbinieku iesaistes programmatūrā un komunikācijas analīzes rīkos.
Mērīšana un atsauksmes
Kā jūs zināt, kas darbojas un kas nē? Nepārtraukti novērtējiet iekšējās komunikācijas centienu efektivitāti, izmantojot metriku un darbinieku atsauksmes. Pielāgojiet stratēģijas, pamatojoties uz rezultātiem.
Veicināt atvērtības kultūru
Veiciniet atklātas komunikācijas kultūru personāla nodaļā un visā organizācijā. Rodi piemēru, veicinot pārredzamību un aktīvu klausīšanos!
Esiet informēts
Esiet informēts par labāko praksi iekšējā komunikācijā un personāla tendencēm, lai attiecīgi pielāgotu stratēģijas.
Kopīgas cīņas un risinājumi
Protams, pat ja uzdevumu saraksts ir skaidrs, to ir vieglāk pateikt nekā izdarīt. Profesionāļi, kas strādā iekšējās komunikācijas un personāla jomā, saskaras ar dažādiem izaicinājumiem, un saraksts var būt diezgan garš. Šeit ir dažas no kopīgajām cīņām un problēmām, kas jāapzinās:
Informācijas pārslodze
Informācijas un ziņojumu apjoma pārvaldīšana var būt milzīga. Tāpēc ir grūti nodrošināt, lai darbinieki pamanītu un pareizi absorbētu kritiskos ziņojumus.
Ziņojuma konsekvence
Var būt grūti nodrošināt, ka ziņojumi saglabājas konsekventi dažādos kanālos un nodaļās, it īpaši lielākās organizācijās ar vairākiem saziņas kontaktpunktiem.
Auditorijas segmentēšana
Ziņojumu pielāgošana dažādām darbinieku grupām ar dažādām vajadzībām un interesēm var būt izaicinājums, jo viens izmērs neatbilst visiem.
Darbinieku iesaiste
Darbinieku iesaistīšana un interese par iekšējām komunikācijām var būt sarežģīta, it īpaši, ja darbinieki tiek bombardēti ar informāciju no dažādiem avotiem.
Tehnoloģiskie šķēršļi
Komunikācijas pārvaldīšana un optimizēšana, izmantojot digitālos rīkus un platformas, var būt sarežģīta tehnisku problēmu vai darbinieku dēļ, kas cīnās ar jaunu programmatūru.
Kultūras un valodu atšķirības
Daudznacionālajās organizācijās valodas barjeras un kultūras atšķirības var kavēt efektīvu komunikāciju un izpratni.
Izturība pret pārmaiņām
Darbinieki var pretoties izmaiņām komunikācijas praksē, īpaši pārejot uz jaunām tehnoloģijām vai komunikācijas platformām.
Efektivitātes mērīšana
Iekšējās komunikācijas centienu ietekmes un efektivitātes noteikšana var būt sarežģīta, jo tā bieži ietver nemateriālus rezultātus un prasa stingras mērīšanas metodes.
Informācijas drošība
Atvērtas komunikācijas nepieciešamības līdzsvarošana ar informācijas drošības un datu privātuma saglabāšanu var būt delikāts izaicinājums, jo īpaši nozarēs, kurās ir stingras atbilstības prasības.
Attālā darba izaicinājumi
Attālā darba laikmetā nodrošināšana, lai attālināti darbinieki saņem savlaicīgu un atbilstošu saziņu, rada unikālus izaicinājumus, tostarp jautājumus, kas saistīti ar savienojamību, iesaistīšanos un izolāciju.
Atvērta un divvirzienu komunikācija: atgriezeniskā saite un trauksmes ziņošana
Runājot par iekšējo komunikāciju, dažas lietas ir patīkami, bet dažas ir obligātas. Acīmredzot nepieciešamība pēc atvērtas komunikācijas darbinieku starpā ir viens no svarīgākajiem efektīvas komunikācijas aspektiem. Tomēr drošas telpas nodrošināšana, kur tikt uzklausītam, ir arī viens no lielākajiem izaicinājumiem, ar kuriem saskaras iekšējās komunikācijas un personāla speciālisti.
Lai cik sarežģīti tas būtu, jums ir jāievēro trauksmes ziņošanas likumi. Jaunais trauksmes paziņojuma dekrēts ir paredzēts aizsargāt cilvēkus, kuri ziņo par normatīvo noteikumu pārkāpumiem, kas varētu ietekmēt valsts pārvaldes vai uzņēmuma intereses vai integritāti. Uzņēmumiem, kuros nodarbināti vismaz 250 darbinieki, kopš 2023. gada 15. jūlija ir jāievēro jaunais trauksmes paziņojuma dekrēts.
Tas nozīmē, ka visiem uzņēmumiem, kuros ir vairāk nekā 250 darbinieku, ir jābūt ziņošanas kanāliem, lai aizsargātu individuālā trauksmes cēlāja identitāti un aizsargātu viņu konfidencialitāti. Vienkāršāk sakot — visiem darbiniekiem ir jābūt iespējai sniegt anonīmas atsauksmes.
Protams, paturiet prātā, ka tikai iespēja atstāt atsauksmes maz dod labu, ja nav noteiktu procesu, kā tikt galā ar izteiktajiem jautājumiem un konfliktiem. Kritiska ir personas piešķiršana, kas atbild par šī saziņas kanāla pārvaldību, un lēmumu pieņemšana par to, kā pareizi rīkoties ar attiecīgo problēmu.
Ieteikumi
Mums ir viss saraksts ar izaicinājumiem, kuriem jāpievērš uzmanība, uzsākot ceļojumu uz efektīvāku iekšējo saziņu. Tagad ļaujiet mums sniegt jums dažus padomus, kas varētu palīdzēt risināt un pārvarēt!
Segmentējiet savu auditoriju
Atkal - viens izmērs neder visiem. Ziņojumi un kanāli, caur kuriem informācija tiek izplatīta, jānosaka, pamatojoties uz auditoriju. Parasti auditorija tiek segmentēta, pamatojoties uz darbinieku specializāciju, nodaļu un citiem personiskajiem atribūtiem. Personalizēt to pēc iespējas vairāk vienmēr ir laba ideja.
Vada ar piemēru
Ja jūsu darbinieki nevēlas aizpildīt svarīgas anketas vai pievienoties iekšējām iniciatīvām, mēģiniet augstāko vadību vadīt ceļu pārējai komandai. Jūsu izpilddirektors, augšupielādējot attēlu no iekšējās iniciatīvas vai rakstot atgādinājumu par svarīgas aptaujas termiņu, patiešām var būt tālu.
Eksperiments
Mūsdienās ir tik daudz saziņas kanālu, no kuriem izvēlēties, un nav iespējams pateikt, kurš no tiem derēs jums un jūsu komandai, tāpēc jums ir jāeksperimentē un jāatrod zelta atslēga. Labs īkšķis - padariet to pēc iespējas vienkāršāku un ērtāku. Vēl viens labs padoms - nepārspīlējiet, jo ziņojumi, kas nāk pa vairākiem dažādiem kanāliem, var justies milzīgi, un tiem var būt pretējs efekts nekā gaidījāt.
Divvirzienu komunikācija
Kā jau minēts iepriekš, divvirzienu saziņas iespēja dažos uzņēmumos ir ne tikai ieteikums, bet arī obligāta. Papildus iespējai atstāt anonīmas atsauksmes, iespējams, vēlēsities padomāt par iespēju darbiniekiem reaģēt vai atbildēt uz jūsu ziņojumiem, tādējādi izraisot sarunu.
Parādiet un (cerams, kaut kā) atlaidiet
Labākajiem patiesi saistošas iekšējās komunikācijas piemēriem vienmēr ir viena sastāvdaļa — komandas locekļu līdzdalība. Balstoties uz iepriekšējo punktu, ka ir nepieciešama divvirzienu komunikācija attiecībā uz komandas locekļiem, kas paplašina sarunu, šis padoms iet nedaudz tālāk. Patiesība ir tāda, ka, ja jūs sākotnēji varat vadīt ceļu, liela daļa iekšējās komunikācijas var kļūt par pašbraucošu lietu.
Atlīdzība
Balstoties uz pēdējiem diviem punktiem, vienmēr ir laba ideja pamanīt, atpazīt un apbalvot visas atsauksmes, ieteikumus vai citus piemērus, kad darbinieki aktīvi iesaistās vai pat virza iekšējās saziņas un iniciatīvas.
Vienmērīgai iekšējai saziņai ir izšķiroša loma darbinieku iesaistībā, apmierinātībā, saglabāšanā un produktivitātē. Personāla speciālistiem ir liela loma efektīvas komunikācijas prakses veidošanā, un mēs ceram, ka šis īsais kopsavilkums palīdzēs jums un jūsu organizācijai.
