Kāpēc, jūsuprāt, daži darba devēji joprojām izvairās no ieguldījumiem iekšējās komunikācijas resursos?
Es domāju, ka arvien vairāk organizāciju apzinās gan iekšējās, gan ārējās komunikācijas nozīmi. Darba vieta vairs nav tikai vieta, kur mēs par maksu “pārdodam” savas kompetences un profesionālās zināšanas. Darbā mēs meklējam jēgu, cenšoties izgudrot sevi kā indivīdus un būt daļa no noteiktas sabiedrības - manuprāt, tie ir vissvarīgākie iekšējās kultūras aspekti. No ļoti pragmatiska viedokļa, jo labāk uzņēmumam veicas šajos trīs aspektos, jo vairāk darbinieku “iesakņosies” sava uzņēmuma panākumiem un mazāk sliecēs meklēt laimi ārpus tā.
Tomēr ir dabiski, ka mazākās organizācijās iekšējā komunikācija attīstās ļoti organiski un spontāni, un, iespējams, vadītājam ir jāapzinās, cik lielā mērā viņi mudina komandu vienoties par komunikācijas līdzekļiem vai kanāliem un cik lielu vērtību viņi redz unikālu tradīciju veidošanā organizācijā. Jo lielāka organizācija, jo profesionālāka palīdzība būs nepieciešama, un, ja tiek ignorēta iekšējās komunikācijas nozīme, ir grūti sagaidīt panākumus ilgtermiņā.
Kad organizācijas ir gatavas personai, kas īpaši nodarbojas ar iekšējās komunikācijas funkcijām?
Mans personīgais viedoklis ir tāds, ka personāla vadības un komunikācijas funkcijas ir diezgan atšķirīgas, tāpēc jo ātrāk abi ir autonomi, jo vairāk viņi var palīdzēt viena otrai un organizācijai sasniegt savus mērķus. Es domāju, ka veiksmīgākais sadarbības modelis ir tad, kad daļa no HR un komunikācijas komandu mērķiem pārklājas, bet otru daļu precizē Komunikācija vai HR.
Tajā pašā laikā, ja uzņēmumā ir viens komunikācijas speciālists, viņi neizbēgami nevarēs stingri aprobežoties ar iekšējo komunikāciju, jo sociālie mediji ir izplūduši robežas starp iekšējo un ārējo komunikāciju. Tajā pašā laikā darbinieki ir kļuvuši par vienu no spēcīgākajiem ārējās komunikācijas kanāliem. Turklāt, plānojot jebkuru ārēju komunikāciju, ir svarīgi attiecīgi plānot iekšējās komunikācijas darbības. Vienmēr ir ieteicams vispirms paziņot jaunumus iekšēji, lai darbinieki būtu vairāk iesaistīti uzņēmuma realitātē, labāk tos saprastu un, ja konteksts ir pareizs, palīdzētu izplatīt vēstījumu ārpus organizācijas.
Kādas ir visbiežāk sastopamās kļūdas, no kurām organizācijas varētu izvairīties iekšējā komunikācijā?
Komunikācijas rīkiem nevajadzētu būt pašam par sevi mērķim, tāpēc ir svarīgi vispirms noteikt problēmu, kuru vēlamies atrisināt, un mērķi, kuru vēlamies sasniegt. Tikai tad es teiktu, ka ir pienācis laiks izstrādāt komunikācijas stratēģiju. Izstrādājot mūsu organizācijas komunikācijas stratēģiju, kuras centrā ir darba devēja zīmola un tēla veidošana, mēs vispirms analizējām iekšējās aptaujas un veicām kvalitatīvas intervijas ar kolēģiem dažādos līmeņos un ar atšķirīgu pieredzi. Mērķis bija identificēt mūsu kā darba devēja stiprās puses, kuras mēs varētu izcelt ārējā komunikācijā. Tajā pašā laikā mēs vēlējāmies redzēt iekšējos “sāpju punktus”, kurus varētu risināt, izmantojot mērķtiecīgāku saziņu. Tikpat svarīgi ir noteikt savas galvenās auditorijas īpašības - darba pieredzi, vecumu, sociālo izcelsmi un to, kādus plašsaziņas līdzekļus viņi izmanto. Tas palīdzēja definēt precīzus ziņojumus, segmentēt auditoriju un izlemt par saziņas kanāliem. Pat izvēloties mediju kanālu, mēs neskatāmies uz viņu lasītāju skaitu, bet jautājam kolēģiem, ko viņi lasa visbiežāk.
Es arī izvairītos no tendenču vajāšanas, jo nav saraksta ar rīkiem, kurus var kopēt un ielīmēt katrā organizācijā. Tikai komunikācijas stratēģija un rīki, kas paredzēti konkrēta uzņēmuma darbiniekiem, var garantēt panākumus, taču es uzsvērtu dažus jautājumus, kas jāņem vērā. Pirmkārt, ir svarīgi saprast, ar ko cilvēki dzīvo — ko viņi visvairāk vērtē organizācijā, kas viņus motivē, kāda ir viņu sociālā vide un kādi ir pievilcīgākie saziņas kanāli un formas. Visveiksmīgākās ir idejas vai iniciatīvas, kuru izcelsme ir komandā un pēc tam ar komunikācijas komandas palīdzību tiek pielietotas organizācijā kopumā. Es uzskatu, ka tieši tā mēs atklājam savas organizācijas autentiskumu un cenšamies to stiprināt.
Plānojot jebkuru ārēju komunikāciju, ir svarīgi attiecīgi plānot iekšējās komunikācijas darbības. Vienmēr ir ieteicams vispirms paziņot jaunumus iekšēji, lai darbinieki būtu vairāk iesaistīti uzņēmuma realitātē, labāk tos saprastu un, ja konteksts ir pareizs, palīdzētu izplatīt vēstījumu ārpus organizācijas.
Plānošana un nepārtrauktības uzturēšana, iespējams, ir komunikācijas panākumu stūrakmeņi. Katrai organizācijai ir savs aktivitāšu kalendārs, un galvenie pasākumi jāizmanto kā pamats gada plānam - atkārtotie kļūs par neatņemamu kalendāra sastāvdaļu. Katru gadu es iesaku pārskatīt kalendāru ar kritisku aci un atvērtu prātu un padomāt par to, kuras iniciatīvas ir “novecojušas”, kuras var uzlabot un kur ir vieta kaut kam jaunam, un noskaidrot, vai ir “tukši” periodi, kurus varētu aizpildīt arī ar jaunām idejām. Es iesaku apmēram 80% no ikgadējā iekšējās komunikācijas plāna būt pierādītiem, iepriekš plānotām iniciatīvām un pasākumiem, bet atlikušajiem 20% vajadzētu būt vietai jaunām idejām, eksperimentiem un reakcijām uz jautājumiem. Tādā veidā jūsu organizācijas komunikācija būs “dzīva”, nevis garlaicīga un saistoša jūsu darbiniekiem.
Kā var izmērīt iekšējās komunikācijas efektivitāti? Kādi ir vissvarīgākie KPI?
Galvenajam komunikācijas rādītājam vajadzētu būt darbinieku iesaistīšanai komunikācijas saturā un darbībās - tas būtu galvenais KPI. Plašāk sakot, es ieteiktu novērtēt lojalitāti uzņēmumam, izmantojot darbinieku mainības līmeni un komandas kopējo emocionālo stāvokli - šeit var būt dažādi veidi, kā to izmērīt atkarībā no kopējām darbinieku aptaujām, ko organizācija veic. Mūsu uzņēmumā EKP rādītāju mēram reizi ceturksnī, un šeit mēs koncentrējamies uz komentāriem, kurus atklāti un aktīvi aizpilda mūsu komandas locekļi. Protams, lielākās izmaiņas, ko var izdarīt komentāru rezultātā, veic komandas vadītāji, taču komunikācijas komandai ir tikpat svarīgi redzēt un dzirdēt darbiniekus un pārdomāt, kādi komunikācijas rīki var samazināt “sāpju punktus” un pastiprināt to, ko darbinieki visvairāk vērtē.
Es arī ieteiktu pārsniegt kvantitatīvos rādītājus un periodiski organizēt fokusa grupas, atklāti klausīties un respektēt atsauksmes, kas palīdzēs pielāgot darbības īstermiņā, kā arī palīdzēs darbiniekiem būt aktīvākiem, kad viņi zina, ka tiek uzklausīti un uzklausīti.
Es iesaku apmēram 80% no ikgadējā iekšējās komunikācijas plāna būt pierādītiem, iepriekš plānotām iniciatīvām un pasākumiem, bet atlikušajiem 20% vajadzētu būt vietai jaunām idejām, eksperimentiem un reakcijām uz jautājumiem. Tādā veidā jūsu organizācijas komunikācija būs “dzīva”, nevis garlaicīga un saistoša jūsu darbiniekiem.
Vai AI un citas tehnoloģijas maina iekšējās komunikācijas praksi uz labo pusi? Varbūt jūs jau redzat tendences, kuras var sagaidīt 2025. gadā?
Manuprāt, mākslīgā intelekta autentiskums komunikācijā kļūst arvien svarīgāks tagad un nākotnē. Autentiska komunikācija ir vērsta ne tikai uz viņu kompetencēm, karjeras sasniegumiem, ekspertu viedokļiem, bet arī uz viņu personīgo pieredzi, vaļaspriekiem, sociālo vidi. Es uzskatu, ka autentiska komunikācija pirmkārt un galvenokārt ir drosme būt cilvēkam, ar mūsu sasniegumiem un neveiksmēm, nevis kādu perfektu un uz veidnēm balstītu radīšanu.
Tāpēc gan iekšējā komunikācijā visefektīvākās ir idejas vai iniciatīvas, kuru izcelsme ir darbinieku grupā un tiek pielietotas visai organizācijai, izmantojot komunikācijas rīkus, vai, gluži pretēji, kuru izcelsme ir komunikācijas komandā, bet veiksmīgi atrod vēstniekus, kuri vēlas dot ieguldījumu šādas iniciatīvas īstenošanā.
Tomēr es redzu lielu potenciālu arī AI - tekstu un datu apstrādē, pieejamās informācijas strukturēšanā tas palīdz organizēt profesionāļu darbu ne tikai komunikācijas jomā, bet arī citās jomās. Personīgi es joprojām eksperimentēju ar Copilot rīku. Man ir interesanti to izmēģināt dažādiem uzdevumiem, taču zinu, ka tas neaizstās cilvēka saikni un personas vai organizācijas autentiskumu.
