Kaip manote, kodėl dalis darbdavių vis dar vengia investuoti į vidinės komunikacijos resursus?
Mano nuomone, vis daugiau organizacijų supranta tiek vidinės, tiek išorinės komunikacijos svarbą. Darbovietė jau seniai nebėra tik ta vieta, kurioje už atlygį „parduodame“ savo kompetencijas ir profesines žinias. Darbe ieškome prasmės, norime atsikleisti kaip asmenybės ir būti tam tikro sociumo dalimi – mano nuomone tai svarbiausi vidinės kultūros aspektai. Žiūrint labai pragmatiškai, kuo geriau įmonei sekasi šiais trims aspektais tuo darbuotojai labiau „sirgs“ už savo įmonės sėkmę ir bus mažiau linkę ieškoti laimės už įmonės ribų.
Tačiau natūralu, kad mažesnėse organizacijose vidinė komunikacija kuriasi labai organiškai ir spontaniškai ir čia, greičiausiai, jau nuo vadovo sąmoningumo priklauso, kiek skatins komandą susitarti dėl komunikacijos priemonių ar kanalų, kiek matys vertės, kuriant unikalias organizacijos tradicijas. Kuo didesnė organizacija, tuo daugiau reikės profesionalų pagalbos, o ignoruojant vidinės komunikacijos svarbą, sunku tikėtis sėkmės ilgalaikėje perspektyvoje.
Kada organizacijos „priauga“ poreikį turėti būtent vidinės komunikacijos funkcijoms skirtą žmogų?
Mano asmenine nuomone, personalo valdymo ir komunikacijos funkcijos ganėtinai skirtingos, todėl kuo greičiau šios dvi funkcijos bus autonomiškos, tuo labiau galės padėti viena kitai ir organizacijai siekti užsibrėžtų tikslų. Manau, kad sėkmingiausias bendradarbiavimo modelis yra kai dalis HR ir Komunikacijos komandų tikslų sutampa, tačiau kita dalis, yra išgryninti komunikacijos ar HR.
Tuo pačiu jei įmonėje yra vienas komunikacijos specialistas, jis neišvengiamai negalės griežtai apsiriboti tik vidine komunikacija, nes ribas tarp vidinės ir išorinės komunikacijos per darbuotojų komunikaciją pratrynė socialiniai tinklai. Tuo pačiu darbuotojai tapo, mano nuomone, vienu stipriausių išorinės komunikacijos kanalų. Be to, planuojant bet kokią išorinę komunikaciją, svarbu susiplanuoti atitinkamus ir vidinės komunikacijos veiksmus. Visuomet naujieną verta pranešti pirmiausia viduje, o tik tuomet – išorėje, taip pirmiausia darbuotojai bus labiau įsitraukę į įmonės realijas, geriau jas supras, o jei tinkamas kontekstas ir padės skleisti žinią išorėje.
Kokios yra dažniausiai daromos klaidos, kurių organizacijos galėtų išvengti vidinėje komunikacijoje?
Komunikacijos priemonės neturėtų būti savitikslės, todėl pirmiausia svarbu įsivardinti, kokią problemą norime išspręsti, t.y. kokį tikslą pasiekti, tuomet antru žingsniu įvardinčiau jau pačios komunikacijos strategijos parengimą. Dėliodami mūsų organizacijos komunikaciją, kurios centre darbdavio įvaizdžio kūrimas, pirmiausia analizavome vidines apklausas, darėme kokybinius interviu su įvairių lygių ir įvairią patirtį organizacijoje turinčiais kolegomis. Siekiame išsiaiškinti mūsų kaip darbdavio stiprybes, kurias galėtume išryškinti išorinėje komunikacijoje. Tuo pačiu norėjo pamatyti ir vidinius „skaudulius“, kuriuos galima būtų spręsti tikslingesne komunikacija. Ne mažiau svarbu įsivardinti savo pagrindinės auditorijos savybes – darbinė patirtį, amžių, pomėgius, socialinę padėtį ir ar kokias žiniasklaidos priemones naudoja. Tai padėjo tiksliai apsibrėžti pagrindines žinutes, auditoriją ir apsispręsti dėl komunikacijos kanalų. Net ir rinkdamiesi žiniasklaidos kanalą, žiūrime ne jų skaitomumą, bet ir savo kolegų pasiteiraujama, ką skaito dažniau.
Taip pat nesiūlau vaikytis „madų“, nes nėra priemonių sąrašo, kurį būtų galima copy-paste pritaikyti kiekvienai organizacijai. Sėkmę gali garantuoti tik konkrečios įmonės darbuotojams sukurta komunikacijos strategija ir priemonės, tačiau išskirčiau kelis aspektus, į kuriuos būtina atsižvelgti. Pirmiausia reikėtų suprasti kuo gyvena žmonės – ką labiausiai jie vertina organizacijoje, kas juos motyvuoja, kokia jų socialinė aplinka, kokie patraukliausi komunikacijos kanalai ir formos. Vienareikšmiškai labiausiai pasiteisina idėjos ar inciatyvos, kurių užuomazgos gimsta darbuotojų būrelyje, o su komunikacijos komandos pagalba pritaikomos visai organizacijai. Tikiu, kad taip atrandame mūsų organizacijos autentiškumą ir stengiamės jį stiprinti.
Visuomet naujieną verta pranešti pirmiausia viduje, o tik tuomet – išorėje, taip pirmiausia darbuotojai bus labiau įsitraukę į įmonės realijas, geriau jas supras, o jei tinkamas kontekstas ir padės skleisti žinią išorėje.
Planavimas ir tęstinumo išlaikymas turbūt yra kertiniai komunikacijos sėkmės garantai. Kiekviena organizacija turi savo veiklos kalendorių, pagal pagrindinius jo įvykius reikėtų susidėlioti metų planą – besikartojančios taps integralia kalendoriaus dalimi, tačiau kiekvienais metais siūlyčiau kritiškai ir „atviromis akimis“ kalendorių peržiūrėti ir pagalvoti, kurios iniciatyvos jau „atgyvenusios“, kurias galima patobulinti, o kur atsiradusi erdvė kažkam naujam, kartu pasimatys, ar yra „tušti“ laikotarpiai, kuriuos galbūt galima taip pat užpildyti naujomis idėjomis. Rekomenduoju, kad apie 80 proc. metinio vidinės komunikacijos plano būtų pasiteisinusios, iš anksto suplanuojamos iniciatyvos ir renginiai, o likę 20 proc. erdvė išsibandyti naujoms idėjoms, kurias pasiūlė darbuotojai, eksperimentams bei reakcijoms į aktualijas. Taip jūsų organizacijos komunikacija bus „gyva“, nenuobodi ir įtraukianti darbuotojus.
Kaip galima įvertinti vidinės komunikacijos efektyvumą? Kokie rodikliai yra svarbiausi?
Pagrindinis komunikacijos rodiklis turėtų būti darbuotojų įsitraukimas į komunikacijos turinį ir veiklas – čia būtų pagrindinis komunikacinis KPI, o plačiau siūlyčiau matuoti lojalumą įmonei per darbuotojų kaitos rodiklį ir bendrą emocinę komandos būseną – čia matavimo būdų gali būti įvairių, priklausomai, kokias bendrai darbuotojų apklausas daro organizacija. Mūsų įmonėje kas ketvirtį matuojame eNPS rodiklį ir čia didžiausią dėmesį skiriame komentarams, kuriuos atvirai ir aktyviai užpildo mūsų komandos nariai. Žinoma, didžiausią pokytį, atsižvelgdami į komentarus, gali įgyvendinti komandų vadovai, tačiau komunikacijos komandai ar specialistui nemažiau svarbu matyti ir girdėti darbuotojus ir apmąstyti, kokios komunikacijos priemonės gali juo sumažinti „skaudulius“ ir pastiprinti tai, ką darbuotojai labiausiai vertina.
Taip pat siūlyčiau neapsiriboti tik kiekiniais rodikliais, o periodiškai susiorganizuoti focus grupes, atvirai klausyti ir gerbti grįžtamąjį ryšį, jis padės trumpuoju laikotarpiu pasikoreguoti veiksmus, o ir žinodami, kad yra girdimi, ir darbuotojai bus aktyvesni.
Rekomenduoju, kad apie 80 proc. metinio vidinės komunikacijos plano būtų pasiteisinusios, iš anksto suplanuojamos iniciatyvos ir renginiai, o likę 20 proc. erdvė išsibandyti naujoms idėjoms, kurias pasiūlė darbuotojai, eksperimentams bei reakcijoms į aktualijas. Taip jūsų organizacijos komunikacija bus „gyva“, nenuobodi ir įtraukianti darbuotojus.
Ar dirbtinis intelektas ar kitos technologijos keičia vidinės komunikacijos praktikas į gerą? Galbūt jau pastebite tendencijas, kurių galima tikėtis ir 2025 metais?
Mano nuomone, dabar, o ir net dirbtinio intelekto ateityje, autentiškumas komunikacijos įgaus vis didesnę svarbą. Autentiškoje komunikacijose centre yra žmogus ir ne tik su savo kompetencijomis, karjeros pasiekimais, ekspertine nuomone, bet su savo asmeniniais išgyvenimais, hobiais, socialine aplinka, todėl tikiu, kad autentiška komunikacija pirmiausia reiškia drąsą būti žmogišku su savo pasiekimais ir nesėkmėmis, o ne kažkokiu tobulesniu ir šablonais paremtu kūriniu.
Todėl tiek vidinėje komunikacijoje vienareikšmiškai labiausiai pasiteisina idėjos ar iniciatyvos, kurių užuomazgos gimsta darbuotojų būrelyje, o komunikacijos priemonėmis pritaikomos visai organizacijai arba, priešingai, gimsta komunikacijos komandoje, bet sėkmingai randami ambasadoriai, kurie norėtų prisidėti prie tokios iniciatyvos įgyvendinimo.
Tačiau matau ir didžiules galimybes dirbtinio intelekto – apdorojant tekstus, duomenis, struktūruojant turimą informaciją tai padeda efektyviau organizuoti ne tik komunikacijos, bet ir kitų sričių specialistų darbą. Pati asmeniškai kol kas dar tik eksperimentuoju su „Copilot“ įrankiu ir man smalsu jį išmėginti įvairioms užduotims, bet tvirtai žinau, kad žmogiško ryšio ir asmens ar organizacijos autentiškumo jis nepakeis.
