Waarom denk je dat sommige werkgevers nog steeds vermijden te investeren in interne communicatiemiddelen?
Ik denk dat steeds meer organisaties het belang inzien van zowel interne als externe communicatie. De werkplek is niet langer alleen een plek waar we onze competenties en professionele kennis „verkopen” tegen een vergoeding. Op het werk zoeken we naar zingeving, proberen we onszelf opnieuw uit te vinden als individuen en om deel uit te maken van een bepaalde samenleving - naar mijn mening zijn dit de belangrijkste aspecten van de interne cultuur. Vanuit een zeer pragmatisch oogpunt is het zo dat hoe beter een bedrijf presteert op deze drie aspecten, hoe meer werknemers zullen „duimen” voor het succes van hun bedrijf en minder geneigd zullen zijn om buiten dat bedrijf geluk te zoeken.
Het is echter logisch dat in kleinere organisaties de interne communicatie zich heel organisch en spontaan ontwikkelt en het is waarschijnlijk aan de manager om zich bewust te zijn van de mate waarin hij het team aanmoedigt om overeenstemming te bereiken over communicatiemiddelen of -kanalen en hoeveel waarde hij ziet in het creëren van unieke tradities in de organisatie. Hoe groter de organisatie, hoe meer professionele hulp nodig zal zijn en als het belang van interne communicatie wordt genegeerd, is het moeilijk om succes op lange termijn te verwachten.
Wanneer zijn organisaties klaar voor iemand die zich specifiek toelegt op interne communicatiefuncties?
Persoonlijk ben ik van mening dat de functies van personeelsmanagement en communicatie heel verschillend zijn, dus hoe eerder de twee autonoom zijn, hoe meer ze elkaar en de organisatie kunnen helpen om haar doelen te bereiken. Ik denk dat het meest succesvolle samenwerkingsmodel is wanneer een deel van de doelstellingen van de HR- en communicatieteams elkaar overlappen, maar het andere deel wordt verduidelijkt door Communicatie of HR.
Als er echter één communicatiespecialist in het bedrijf is, zullen ze zich onvermijdelijk niet strikt kunnen beperken tot interne communicatie, omdat de grenzen tussen interne en externe communicatie door sociale media zijn vervaagd. Tegelijkertijd zijn werknemers een van de sterkste kanalen voor externe communicatie geworden. Bovendien is het bij het plannen van eventuele externe communicatie belangrijk om de interne communicatieactiviteiten dienovereenkomstig te plannen. Het is altijd een goed idee om het nieuws eerst intern te communiceren, zodat werknemers meer betrokken zijn bij de realiteit van het bedrijf, ze beter begrijpen en, als de context juist is, helpen de boodschap buiten de organisatie te verspreiden.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die organisaties kunnen vermijden in de interne communicatie?
Communicatiemiddelen mogen geen doel op zich zijn, dus is het belangrijk om eerst het probleem te identificeren dat we willen oplossen en het doel dat we willen bereiken. Alleen dan zou ik zeggen dat het tijd is om de communicatiestrategie te ontwikkelen. Bij het ontwerpen van de communicatiestrategie van onze organisatie, die gericht is op het creëren van een werkgeversmerk en -imago, hebben we eerst interne onderzoeken geanalyseerd en kwalitatieve interviews gehouden met collega's op verschillende niveaus en met verschillende hoeveelheden ervaring. Het doel was om onze sterke punten als werkgever te identificeren, wat we in onze externe communicatie konden benadrukken. Tegelijkertijd wilden we interne 'pijnpunten' zien die kunnen worden aangepakt door meer gerichte communicatie. Even belangrijk is om de kenmerken van uw belangrijkste doelgroep te identificeren: werkervaring, leeftijd, sociale achtergrond en welke media ze gebruiken. Dit hielp om de exacte boodschappen te definiëren, het publiek te segmenteren en de communicatiekanalen te bepalen. Zelfs bij het kiezen van een mediakanaal kijken we niet naar hun lezerspubliek, maar vragen we onze collega's wat ze het vaakst lezen.
Ik zou ook vermijden om trends na te jagen, want er is geen lijst met tools die naar elke organisatie kunnen worden gekopieerd. Alleen een communicatiestrategie en -instrumenten die zijn ontworpen voor de werknemers van een specifiek bedrijf kunnen succes garanderen, maar ik zou enkele aandachtspunten willen benadrukken. Allereerst is het belangrijk om te begrijpen waar mensen van leven: wat ze het meest waarderen in een organisatie, wat hen motiveert, hoe hun sociale omgeving is en wat de aantrekkelijkste communicatiekanalen en -vormen zijn. Ideeën of initiatieven die hun oorsprong vinden in het team en vervolgens met de hulp van het communicatieteam op de organisatie als geheel worden toegepast, zijn duidelijk het meest succesvol. Ik geloof dat we op deze manier de authenticiteit van onze organisatie ontdekken en proberen te versterken.
Bij het plannen van externe communicatie is het belangrijk om de interne communicatieactiviteiten dienovereenkomstig te plannen. Het is altijd een goed idee om het nieuws eerst intern te communiceren, zodat werknemers meer betrokken zijn bij de realiteit van het bedrijf, ze beter begrijpen en, als de context juist is, helpen de boodschap buiten de organisatie te verspreiden.
Het plannen en behouden van continuïteit zijn misschien wel de hoekstenen van communicatiesucces. Elke organisatie heeft haar eigen activiteitenkalender en de belangrijkste gebeurtenissen moeten worden gebruikt als basis voor het jaarplan - de terugkerende gebeurtenissen worden een integraal onderdeel van de kalender. Ik stel voor om elk jaar met een kritische blik en een open geest de kalender te bekijken en na te denken over welke initiatieven „achterhaald” zijn, welke verbeterd kunnen worden, en waar er ruimte is voor iets nieuws, en om te kijken of er „lege” periodes zijn die ook met nieuwe ideeën kunnen worden ingevuld. Ik raad aan dat ongeveer 80% van het jaarlijkse interne communicatieplan moet bestaan uit bewezen, vooraf geplande initiatieven en evenementen, en dat de resterende 20% ruimte moet zijn voor nieuwe ideeën, experimenten en reacties op problemen. Op deze manier zal de communicatie van uw organisatie „levendig” zijn, niet saai en aantrekkelijk voor uw medewerkers.
Hoe kan de effectiviteit van interne communicatie worden gemeten? Wat zijn de belangrijkste KPI's?
De belangrijkste communicatie-indicator moet de betrokkenheid van werknemers bij communicatie-inhoud en -activiteiten zijn - dit zou de belangrijkste KPI zijn. Meer in het algemeen zou ik willen voorstellen om de loyaliteit aan het bedrijf te meten aan de hand van het personeelsverloop en de algehele emotionele toestand van het team - hier kunnen verschillende manieren zijn om dit te meten, afhankelijk van de algemene enquêtes onder werknemers die de organisatie uitvoert. In ons bedrijf meten we de eNPS-indicator op kwartaalbasis en hier concentreren we ons op de opmerkingen die open en actief worden ingevuld door onze teamleden. De grootste verandering die kan worden aangebracht als gevolg van de opmerkingen wordt natuurlijk gemaakt door de teamleiders, maar het is net zo belangrijk voor het communicatieteam om de medewerkers te zien en te horen en na te denken over welke communicatiemiddelen de „pijnpunten” kunnen verminderen en versterken wat de werknemers het meest waarderen.
Ik zou ook willen voorstellen om verder te gaan dan kwantitatieve indicatoren en periodiek focusgroepen te organiseren, open te luisteren en feedback te respecteren, wat zal helpen om acties op korte termijn aan te passen, en werknemers ook zal helpen actiever te zijn als ze weten dat er naar hen wordt geluisterd en gehoord.
Ik raad aan dat ongeveer 80% van het jaarlijkse interne communicatieplan moet bestaan uit bewezen, vooraf geplande initiatieven en evenementen, en dat de resterende 20% ruimte moet zijn voor nieuwe ideeën, experimenten en reacties op problemen. Op deze manier zal de communicatie van uw organisatie „levendig” zijn, niet saai en aantrekkelijk voor uw medewerkers.
Veranderen AI en andere technologieën de interne communicatiepraktijken ten goede? Misschien zie je al trends die je in 2025 kunt verwachten?
Naar mijn mening wordt authenticiteit in communicatie nu en in de toekomst van kunstmatige intelligentie steeds belangrijker. Authentieke communicatie is gericht op de mensen, niet alleen op hun competenties, loopbaanprestaties, meningen van deskundigen, maar ook op hun persoonlijke ervaringen, hobby's en sociale omgeving. Ik ben van mening dat authentieke communicatie in de eerste plaats gaat over de moed om mens te zijn, met onze prestaties en mislukkingen, en niet een of andere perfecte creatie die gebaseerd is op sjablonen.
Daarom zijn, zowel bij interne communicatie, ideeën of initiatieven die hun oorsprong vinden in een groep medewerkers en via communicatiemiddelen op de hele organisatie worden toegepast, of juist die hun oorsprong vinden in het communicatieteam, maar erin slagen ambassadeurs te vinden die bereid zijn bij te dragen aan de uitvoering van zo'n initiatief, duidelijk het meest effectief.
Ik zie echter ook grote mogelijkheden in AI: bij het verwerken van teksten en gegevens, bij het structureren van de beschikbare informatie helpt het om het werk van professionals te organiseren, niet alleen op het gebied van communicatie, maar ook op andere gebieden. Persoonlijk ben ik nog steeds aan het experimenteren met de Copilot-tool. Ik ben benieuwd om het voor verschillende taken uit te proberen, maar ik weet dat het de menselijke connectie en de authenticiteit van een persoon of organisatie niet zal vervangen.
