Wat betekent het om productief te zijn? Productief zijn op het werk gaat niet alleen over bezig blijven, het gaat erom dingen gedaan te krijgen en het goed te doen. Productiviteit is alsof je die goede plek bereikt waar je taken snel uitvoert en nog steeds topwerk verricht. Maar is dit duurzaam op lange termijn? Hoe weet je of je productief bent? Hoe inspireer en leer je anderen over productiviteit? Laten we erachter komen!
Wat doen de grote werkgevers?
Laten we zoals gewoonlijk eens kijken naar enkele goede praktijken. Wat doen de wereldberoemde bedrijven om hun werknemers productief te houden en op hun beurt succesvol te blijven in zeer concurrerende markten?
Google stelt werknemers in staat 20% van hun werktijd te besteden aan projecten waar ze een passie voor hebben. Dit beleid heeft geleid tot de ontwikkeling van belangrijke producten zoals Gmail en Google News. Deze autonomie bevordert de creativiteit en houdt werknemers betrokken, waardoor de productiviteit toeneemt. Atlassian heeft een vergelijkbare praktijk: een hackathon van 24 uur per kwartaal waar werknemers kunnen werken aan welk product ze ook kiezen.
Het vierdaagse werkweekexperiment van Microsoft
In 2019 experimenteerde Microsoft Japan met een vierdaagse werkweek, wat resulteerde in een productiviteitsstijging van 40%. Werknemers gaven aan dat ze zich tijdens hun kortere werkweken meer gefocust en efficiënt voelden, wat erop wijst dat het evenwicht tussen werk en privéleven een positieve invloed kan hebben op de productiviteit. Veel bedrijven rapporteerden goede resultaten na een vierdaagse werkweek, en steeds meer bedrijven maken deze verandering permanent.
De flexibele werkomgeving van Spotify
Spotify maakt gebruik van een flexibele werkomgeving waarin teams zijn georganiseerd in kleine, autonome 'squads' die zich richten op specifieke projecten. Deze structuur zorgt voor snelle besluitvorming, aanpassingsvermogen en een gevoel van eigenaarschap bij werknemers, wat leidt tot een hogere productiviteit.
Hoe meet je de productiviteit?
Het meten van de productiviteit omvat zowel kwantitatieve als kwalitatieve methoden. Hier zijn enkele veelgebruikte statistieken, maar het exacte recept hangt af van uw branche, doel en het formaat van uw output.
Output per uur:
De hoeveelheid werk die in een uur is voltooid. Dit is een eenvoudige maatregel, maar geeft mogelijk niet de kwaliteit van het werk weer.
Percentages voor het voltooien van taken:
Het bijhouden van het aantal taken of projecten dat binnen een bepaalde periode is voltooid. Ook hier geldt niet de kwaliteit van de voltooide taken.
Evaluaties van de prestaties van werknemers:
Dit is een uitgebreidere manier om de productiviteit te evalueren, aangezien deze gebaseerd is op specifieke prestatiecriteria, waardoor een kwalitatieve beoordeling van het werk van een werknemer wordt verkregen.
Omzet per werknemer:
Een financiële maatstaf die de totale inkomsten deelt door het aantal werknemers en aangeeft hoe effectief een bedrijf zijn personeel gebruikt.
Kwaliteitsbeoordelingen:
Regelmatige beoordelingen van de kwaliteit van het werk, zoals feedback van klanten, foutenpercentages en naleving van normen — een specifieke manier hangt af van uw branche en soort werk.
Tijdregistratie:
Het monitoren van de tijd die aan verschillende taken wordt besteed om gebieden van inefficiëntie te identificeren.
Eerste keer gelijk:
Meet hoe vaak taken bij de eerste poging correct zijn voltooid zonder dat er opnieuw moet worden gewerkt.
Elke organisatie moet voor elke werknemer duidelijke verwachtingen stellen over productiviteits- en efficiëntiedoelstellingen. En nee, dit betekent niet dat de werkgever je elke stap volgt of geen tijd hebt voor een kop koffie tijdens de werkdag — het betekent dat je moet begrijpen wat er van je wordt verwacht om een manier te vinden om dat op de beste manier te bereiken die voor jou werkt.
Dus, hoe word je efficiënt en blijf je productief?
Duidelijke doelen stellen
Zoals zojuist vermeld, zorgt het hebben van specifieke, meetbare doelen voor richting en motivatie. Je mag verwachten dat je manager je langetermijndoelen stelt, maar het is jouw taak om grotere projecten op te splitsen in kleinere, beheersbare taken om de vaart erin te houden.
Prioriteiten leren stellen
Gebruik technieken zoals de Eisenhower-matrix om taken te prioriteren op basis van urgentie en belangrijkheid, zodat kritieke activiteiten de meeste aandacht krijgen. We hebben allemaal in omgevingen gewerkt waar elke taak moet worden uitgevoerd en niets mag worden weggelaten uit de lijst met dringende taken. Het kan zijn dat je af en toe „nee” moet zeggen, dus het is ook belangrijk om op een respectvolle en professionele manier grenzen te leren stellen.
Tijdbeheer
Implementeer strategieën voor tijdbeheer, zoals de Pomodoro-techniek, waarbij met gerichte tussenpozen en korte pauzes wordt gewerkt om een hoge concentratie te behouden. Je hoeft echt niet elke dag om 05.00 uur wakker te worden om je taken te voltooien — het gaat erom wat je met je tijd moet doen, dat is belangrijk.
Afleidingen tot een minimum beperken
Creëer een werkruimte die onderbrekingen tot een minimum beperkt. Dit kan gaan om het stellen van grenzen voor werkuren, het gebruik van apps die afleidende websites blokkeren of het creëren van een fysieke omgeving die bevorderlijk is voor de concentratie. Dit kan ook betekenen dat u uw telefoon uit het zicht moet houden of uw sociale media-apps moet vergrendelen. We hebben allemaal verschillende zwakke plekken als het gaat om afgeleid worden, maar waar is de wil, er is een manier!
Regelmatig pauzeren
Korte pauzes kunnen burn-out voorkomen en de productiviteit op peil houden. Technieken zoals de Pomodoro-techniek moedig regelmatige rustpauzes aan om de geest fris te houden. Het is gemakkelijk om te experimenteren met hoeveel tijd voor u werkt en wat u tijdens uw pauze moet doen om de beste kwaliteit van rust te krijgen. Voor de een is het een dutje, voor de ander: je hond uitlaten.
Is productiviteit te verheerlijkt?
Je denkt misschien: er staat niets in dit artikel dat ik nog niet eerder wist. De nadruk op productiviteit, vooral in de moderne werkcultuur, kan soms overweldigend zijn en zelfs het woord „productiviteit” kan bij veel mensen stress veroorzaken.
De verheerlijking van productiviteit leidt vaak tot een 'druktecultuur', waarin overwerken wordt gevierd en burn-out gemeengoed wordt. Deze niet aflatende focus op efficiëntie kan creativiteit, geestelijke gezondheid en het algemene werkplezier ondermijnen.
Productiviteit hoeft echter niet te gaan over jezelf straffen of eindeloos werken. In plaats daarvan gaat het erom een manier te vinden om efficiënt te zijn en tegelijkertijd een goed gevoel te hebben over wat je doet en hoe je het doet.
Hier is hoe:
Kies voor een evenwichtige aanpak
Productiviteit moet in balans zijn met rust en ontspanning. Het gaat er niet om elk uur van de dag te werken, maar om ervoor te zorgen dat de uren die je werkt meetellen. Door realistische doelen te stellen en tijd vrij te maken voor pauzes, kunt u een hoge productiviteit behouden zonder u overweldigd te voelen.
Focus op welzijn
Echte productiviteit omvat het zorgen voor je mentale en fysieke gezondheid. Door activiteiten zoals lichaamsbeweging, meditatie en hobby's in uw routine op te nemen, kunt u uw algehele efficiëntie verbeteren. Als je je goed voelt, is de kans groter dat je productief bent.
Kwaliteit boven kwantiteit
Het gaat er niet om hoeveel je doet, maar hoe goed je het doet. Prioriteer taken die de grootste impact hebben. Concentreer u op het produceren van werk van hoge kwaliteit in plaats van alleen een grote hoeveelheid werk.
Grenzen stellen
Stel duidelijke grenzen tussen werk en privétijd om burn-out te voorkomen. Dit betekent dat je weet wanneer je zakelijke e-mails moet uitschakelen en jezelf moet toestaan de verbinding te verbreken. Een goed uitgeruste geest is creatiever en productiever.
Vier kleine overwinningen
Het erkennen en vieren van je prestaties, hoe klein ook, kan het moreel en de motivatie een boost geven. Deze positieve bekrachtiging helpt je gemotiveerd te blijven en je goed te voelen over je vooruitgang.
Autonomie en flexibiliteit
Als u controle hebt over uw werkschema en omgeving, kunt u de productiviteit aanzienlijk verbeteren. Bedrijven zoals Google en Netflix leggen de nadruk op de autonomie van werknemers, wat leidt tot meer werkplezier en efficiëntie.
Voortdurend leren en verbeteren
Productiviteit gaat ook over groeien en evolueren. Investeer tijd in het leren van nieuwe vaardigheden en het vinden van betere manieren om te werken. Dit kan taken eenvoudiger en leuker maken, wat leidt tot blijvende productiviteit.
Bewust werken:
Doe aan bewuste werkmethoden, zoals focussen op één taak tegelijk en het minimaliseren van afleiding. Dit helpt om een hoge mate van focus te behouden en vermindert het gevoel van overweldiging.
Kort gezegd
Hoewel productiviteit cruciaal is voor het bereiken van organisatiedoelen en persoonlijke loopbaangroei, is het belangrijk om een evenwicht te vinden. Het gaat er niet alleen om wat een werknemer aan een werkgever kan geven, het gaat er ook om wat bedrijven hun mensen kunnen geven zodat ze over alle benodigde hulpmiddelen en voorwaarden beschikken om het meeste uit hun tijd bij u te halen.
Productiviteit mag geen eng woord zijn — het moet geassocieerd worden met het creëren van perfecte voorwaarden, de manier van werken en een duidelijk plan voor jezelf om je persoonlijke en organisatiedoelen te bereiken. Dus, ben je productief of is het tijd om een chillpil te nemen?
