Interne communicatieprofessionals zeggen vaak dat als hun werk goed wordt gedaan, het vrij onzichtbaar is. We nemen een soepele uitwisseling van informatie en boeiende berichten vaak als vanzelfsprekend aan, nietwaar?
Als je ons vraagt om interne communicatie te definiëren, zouden we zeggen dat het een zeer dynamisch en multifunctioneel proces is dat gerelateerd is aan de manier waarop informatie, ideeën, berichten en feedback worden uitgewisseld tussen de individuen en afdelingen binnen een organisatie. We zouden ook zeggen dat het een uiterst cruciaal aspect is van het functioneren van een organisatie en een cruciale rol speelt om ervoor te zorgen dat alle werknemers worden afgestemd op de doelen, doelstellingen, waarden en strategieën van het bedrijf. Het helpt bij het creëren van een samenhangend, productief en betrokken personeelsbestand.
Laten we de rol van interne communicatie bespreken en hoe HR-professionals daarbij betrokken zijn, nadenken over must-haves, de meest voorkomende uitdagingen en hun oplossingen.
Interne communicatie: belangrijkste doelen
Van een felicitatie met je verjaardag, een handboek met alles wat je moet weten over het beleid inzake het gebruik van de telefoon of auto van het bedrijf, tot weten bij wie je terecht kunt als je je loopbaanontwikkeling wilt bespreken of een conflict met een collega — interne communicatie omvat veel dingen. Hier zijn enkele doeleinden van interne communicatie:
Het delen van informatie
Interne communicatie is het belangrijkste middel waarmee belangrijke informatie in de hele organisatie wordt verspreid. Dit kunnen aankondigingen, cruciaal beleid, nieuwe procedures, updates over het bedrijf en inzichten over projecten en leuke initiatieven omvatten.
Engagement van werknemers
We zeggen het graag en herhalen het graag: betrokken medewerkers zijn tevreden werknemers. Medewerkers betrokken houden betekent dat ze gemotiveerd en betrokken blijven bij hun werk. Communicatiekanalen zoals bedrijfsnieuwsbrieven, online vergaderingen en digitale platforms kunnen worden gebruikt om werknemers te betrekken door hen op de hoogte te houden van de visie, missie en voortgang van het bedrijf en hen het gevoel te geven deel uit te maken van een team.
Uitlijning
Interne communicatie helpt werknemers af te stemmen op de strategische doelen en doelstellingen van de organisatie. Interne communicatie helpt om de visie levend te houden — als werknemers het grote geheel begrijpen en hun rol daarbij begrijpen, is de kans groter dat ze aan gemeenschappelijke doelen werken.
Feedback en verbetering
Tweerichtingscommunicatiekanalen, zoals enquêtes, ideeënbussen en andere mogelijkheden om openbare of persoonlijke feedback achter te laten, zijn cruciaal voor werkgevers om waardevolle inzichten te verkrijgen voor het verbeteren van processen en het aanpakken van problemen. Het is ook belangrijk dat werknemers het gevoel hebben dat ze gehoord worden en dat hun stem gewaardeerd wordt.
Conflictoplossing
Zelfs bij de beste teams met de beste cultuur is een conflict onvermijdelijk. Effectieve communicatie kan helpen bij het oplossen van conflicten en misverstanden tussen medewerkers of afdelingen. Door een platform te bieden voor een open en eerlijke dialoog kan interne communicatie helpen voorkomen dat problemen escaleren.
Het delen van kennis
Delen is zorgzaam! Interne communicatie kan de effectieve uitwisseling van kennis en expertise tussen werknemers vergemakkelijken, wat kan leiden tot meer innovatie en probleemoplossend vermogen binnen de organisatie.
Cultuurbevordering
Interne communicatie speelt ook een rol bij het opbouwen en versterken van de bedrijfscultuur. Het helpt bij het overbrengen van de waarden, ethiek en gewenst gedrag van de organisatie aan werknemers en het demonstreren van degenen die in actie zijn.
Veranderingsbeheer
In tijden van verandering, zoals fusies, overnames, organisatieherstructureringen of zelfs kleinere veranderingen binnen teams of afdelingen, is interne communicatie van cruciaal belang voor het managen en begeleiden van werknemers tijdens de transitie.
Naleving en beleid
Interne communicatie zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van het bedrijfsbeleid, de wettelijke vereisten en ethische normen en deze naleven — ze weten waar ze de benodigde informatie kunnen vinden en die op elk gewenst moment kunnen raadplegen.
Enkele cijfers
Medewerkers die ontevreden zijn over de communicatie van hun bedrijf zijn vier keer zo waarschijnlijk om te vertrekken
Volgens Gallupvergeleken met teams die niet betrokken zijn, vertonen betrokken teams 24% tot 59% minder omzet, 10% hogere klantbeoordelingen, 21% hogere winstgevendheid, 17% hogere productiviteit, 28% minder krimp, 70% minder veiligheidsincidenten en 41% minder ziekteverzuim
Effectieve interne communicatie kan de medewerkerstevredenheid verhogen met wel 40%
Bedrijven met effectieve communicatiepraktijken hebben een 50% hoger retentiepercentage van werknemers
Goede interne communicatie stimuleert het delen van ideeën en innovatie. Volgens Deloitte, hebben organisaties met sterke communicatie 3,5 keer meer kans om innovatieleiders te zijn.
33% van de werknemers meldt dat een gebrek aan open en eerlijke communicatie leidt tot conflicten op de werkvloer
Alleen 14% van de werknemers begrijpt de strategie en richting van hun bedrijf. Effectieve communicatie helpt werknemers af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie
Communicatie is cruciaal tijdens periodes van verandering. Uit een onderzoek van McKinsey bleek dat 70% van de veranderingsprogramma's mislukken door slechte communicatie
Wat is de rol van HR in interne communicatie?
Wie weet en ziet alles binnen de organisatie, zo niet HR? Het ligt voor de hand dat van veel functies van HR-professionals ze op zijn minst enigszins moeten bijdragen aan het faciliteren en versterken van de interne communicatie binnen een organisatie. Hier zijn enkele veelvoorkomende rollen die HR-specialisten hebben binnen de interne communicatie:
Helpen bij het ontwikkelen van communicatiestrategieën
HR kan samenwerken met andere afdelingen en leidinggevenden om effectieve communicatiestrategieën te ontwikkelen. Dit omvat het identificeren van communicatiedoelstellingen, doelgroepen, kernboodschappen en geschikte communicatiekanalen.
Zorgen voor naleving
HR kan helpen ervoor te zorgen dat interne communicatie voldoet aan wet- en regelgeving, zoals die met betrekking tot arbeidswetgeving, veiligheid op de werkplek en gegevensprivacy.
Feedback van medewerkers faciliteren
HR kan mechanismen opzetten om feedback van werknemers te verzamelen en deze door te geven aan relevante afdelingen. Dit kan bestaan uit enquêtes, ideeënbussen en regelmatige feedbacksessies.
Training en ontwikkeling
HR kan trainings- en ontwikkelingsprogramma's aanbieden over effectieve communicatie en andere relevante vaardigheden voor werknemers en managers. Dit kan helpen om de algemene communicatie binnen de organisatie te verbeteren.
Conflictoplossing
HR kan een rol spelen bij het bemiddelen en oplossen van conflicten tussen werknemers of afdelingen, waarbij het mogelijk is om open en constructieve communicatie te faciliteren.
Onboarding en oriëntatie
HR kan ervoor zorgen dat nieuwe werknemers uitgebreide informatie krijgen over het bedrijf, de cultuur, het beleid en de procedures tijdens het onboardingproces.
Crisiscommunicatie
In tijden van crisis of noodsituaties kan HR helpen bij het opstellen en verspreiden van kritieke interne communicatie om werknemers geïnformeerd en veilig te houden.
Veranderingsbeheer
HR leidt vaak initiatieven voor verandermanagement binnen de organisatie. Effectieve communicatie is essentieel bij het introduceren van veranderingen, en HR kan helpen om weerstand te beheersen door middel van duidelijke en consistente berichtgeving.
Programma's voor werknemersbetrokkenheid
HR kan programma's voor werknemersbetrokkenheid ontwerpen en implementeren die communicatie en samenwerking bevorderen, zoals evenementen voor teambuilding, erkenningsprogramma's en feedbackmechanismen.
Hoe kunnen HR-specialisten hun rol in interne communicatie versterken?
Zoals besproken, kunnen HR-specialisten vele rollen vervullen bij het bevorderen van soepele interne communicatie. Als je gemotiveerd bent en tijd hebt om je rol in het effectiever maken van interne communicatie te versterken, overweeg dan om te beginnen deze acties:
Werk samen met andere afdelingen
Je moet nauw samenwerken met afdelingen zoals marketing, IT en leiderschap om te zorgen voor een gecoördineerde en consistente benadering van interne communicatie.
Gebruik technologie
Investeer in technologie en hulpmiddelen die communicatie vergemakkelijken, zoals intranetplatforms, software voor werknemersbetrokkenheid en tools voor communicatieanalyse.
Meten en terugkoppelen
Hoe weet je wat werkt en wat niet? Evalueer voortdurend de effectiviteit van interne communicatie-inspanningen aan de hand van statistieken en feedback van werknemers. Pas strategieën aan op basis van de resultaten.
Een cultuur van openheid bevorderen
Stimuleer een cultuur van open communicatie binnen de HR-afdeling en in de hele organisatie. Geef het goede voorbeeld door transparantie en actief luisteren te bevorderen!
Blijf op de hoogte
Blijf op de hoogte van beste praktijken op het gebied van interne communicatie en HR-trends om strategieën dienovereenkomstig aan te passen.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
Natuurlijk, zelfs als een takenlijst duidelijk is, is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Professionals die werkzaam zijn in interne communicatie en HR staan voor verschillende uitdagingen en de lijst kan behoorlijk lang zijn. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen en problemen waar u op moet letten:
Overdaad aan informatie
Het beheren van de hoeveelheid informatie en berichten kan overweldigend zijn. Dit maakt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat kritieke berichten worden opgemerkt en goed worden opgenomen door werknemers.
Consistentie van berichten
Ervoor zorgen dat berichten op verschillende kanalen en afdelingen consistent blijven, kan moeilijk zijn, vooral in grotere organisaties met meerdere communicatie-contactpunten.
Segmentatie van het publiek
Het kan een uitdaging zijn om berichten af te stemmen op verschillende werknemersgroepen met verschillende behoeften en interesses, omdat één maat niet voor iedereen geschikt is.
Engagement van werknemers
Medewerkers betrokken en geïnteresseerd houden in interne communicatie kan moeilijk zijn, vooral wanneer werknemers worden gebombardeerd met informatie uit verschillende bronnen.
Technologische hindernissen
Het beheren en optimaliseren van communicatie via digitale tools en platforms kan een uitdaging zijn vanwege technische problemen of werknemers die moeite hebben om nieuwe software te gebruiken.
Culturele en taalverschillen
In multinationale organisaties kunnen taalbarrières en culturele verschillen effectieve communicatie en begrip belemmeren.
Weerstand tegen verandering
Werknemers kunnen zich verzetten tegen veranderingen in de communicatiepraktijken, vooral bij de overgang naar nieuwe technologieën of communicatieplatforms.
Effectiviteit meten
Het bepalen van de impact en effectiviteit van interne communicatie-inspanningen kan een uitdaging zijn, omdat het vaak immateriële resultaten met zich meebrengt en robuuste meettechnieken vereist.
Informatiebeveiliging
Een evenwicht vinden tussen de behoefte aan open communicatie en het handhaven van informatiebeveiliging en gegevensprivacy kan een delicate uitdaging zijn, met name in sectoren met strenge nalevingsvereisten.
Uitdagingen voor werken op afstand
In het tijdperk van werken op afstand vormt het unieke uitdagingen om ervoor te zorgen dat externe werknemers tijdige en relevante communicatie krijgen, waaronder problemen met betrekking tot connectiviteit, betrokkenheid en isolatie.
Open en tweerichtingscommunicatie: feedback en klokkenluiden
Als het op interne communicatie aankomt, zijn sommige dingen leuk om te hebben en andere onmisbaar. Het is duidelijk dat de behoefte aan open communicatie tussen werknemers een van de meest cruciale aspecten is van effectieve communicatie. Het waarborgen van een veilige ruimte om gehoord te worden is echter ook een van de grootste uitdagingen waarmee interne communicatie- en HR-professionals worden geconfronteerd.
Hoe uitdagend het ook mag zijn, u moet voldoen aan de klokkenluiderswetten. Het nieuwe klokkenluidersbesluit is bedoeld om mensen te beschermen die overtredingen melden van wettelijke bepalingen die van invloed kunnen zijn op het belang of de integriteit van het openbaar bestuur of een bedrijf. Bedrijven die minstens 250 werknemers in dienst hebben, moeten sinds 15 juli 2023 voldoen aan het nieuwe klokkenluidersbesluit.
Dit betekent dat alle bedrijven met meer dan 250 werknemers over klokkenluiderskanalen moeten beschikken om de identiteit van de individuele klokkenluider te beschermen en hun vertrouwelijkheid te waarborgen. Eenvoudig gezegd: alle werknemers moeten de mogelijkheid hebben om anonieme feedback over te brengen.
Houd er natuurlijk rekening mee dat alleen de mogelijkheid om feedback te geven weinig zin heeft als er geen vaste processen zijn voor het omgaan met geuite problemen en conflicten. Het is van cruciaal belang om een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het beheer van dit communicatiekanaal en het nemen van beslissingen over hoe het probleem op de juiste manier kan worden aangepakt.
Advies
We hebben een hele reeks uitdagingen waar we op moeten letten bij het starten van een reis naar een effectievere interne communicatie. Laat ons u nu wat advies geven dat kan helpen om dit aan te pakken en te overwinnen!
Segmenteer je publiek
Nogmaals: één maat past niet voor iedereen. De berichten en de kanalen waarop de informatie wordt verspreid, moeten worden bepaald op basis van het publiek. Meestal wordt het publiek gesegmenteerd op basis van de specialisatie van de werknemer, de afdeling en andere persoonlijke kenmerken. Het is altijd een goed idee om het zoveel mogelijk te personaliseren.
Het goede voorbeeld geven
Als uw werknemers niet graag belangrijke vragenlijsten invullen of zich aansluiten bij interne initiatieven, probeer dan het hoger management het voortouw te nemen voor de rest van het team. Als uw CEO een foto van een intern initiatief uploadt of een herinnering schrijft over de deadline van een belangrijke enquête, komt u al een heel eind.
Experimenteer
Tegenwoordig zijn er zoveel communicatiekanalen om uit te kiezen en je kunt niet zeggen welke voor jou en je team werkt, dus je moet experimenteren en de gouden sleutel vinden. Goede vuistregel: maak het zo gemakkelijk en gemakkelijk mogelijk. Nog een goede tip: overdrijf het niet, want berichten die via meerdere kanalen binnenkomen, kunnen overweldigend zijn en het tegenovergestelde effect hebben van wat je had verwacht.
Tweerichtingscommunicatie
Zoals eerder vermeld, is een mogelijkheid voor tweerichtingscommunicatie in sommige bedrijven niet alleen een aanbeveling, maar ook een must. Naast de mogelijkheid om anonieme feedback achter te laten, kunt u overwegen om werknemers de mogelijkheid te bieden om te reageren of te reageren op uw berichten, om zo het gesprek op gang te brengen.
Laat zien en (hopelijk, een beetje) loslaten
De beste voorbeelden van echt boeiende interne communicatie hebben altijd één ingrediënt: de deelname van teamleden. Voortbouwend op het vorige punt van de noodzaak van tweerichtingscommunicatie waarbij teamleden het gesprek uitbreiden, gaat dit advies nog een stap verder. De waarheid is dat als je in eerste instantie het voortouw kunt nemen, een groot deel van de interne communicatie zelfsturend kan worden.
Beloning
Voortbouwend op de laatste twee punten is het altijd een goed idee om feedback, suggesties of andere voorbeelden van werknemers die actief betrokken zijn bij interne communicatie en initiatieven, op te merken, te erkennen en te belonen.
Soepele interne communicatie speelt een cruciale rol in de betrokkenheid, tevredenheid, retentie en productiviteit van werknemers. HR-professionals spelen een grote rol bij het ontwikkelen van effectieve communicatiepraktijken en we hopen dat deze beknopte samenvatting u en uw organisatie helpt.
