Met de bedenktijd na het grote ontslagfenomeen zijn sommige HR-specialisten het beu om afscheid te nemen van de werknemers die het bedrijf verlaten. Toch is het belangrijk om te begrijpen dat een offboarding, als het goed wordt gedaan, een geweldige kans kan zijn om de bedrijfswaarden onder de aandacht te brengen, uiterst waardevolle feedback te krijgen en bij te dragen aan het werkgeversimago van uw bedrijf. Wat is offboarding, waarom loont het om het goed te doen en hoe kun je het hacken?
Wat is offboarding?
Hoewel het proces vaak per bedrijf verschilt, is offboarding een reeks acties die gepaard gaan met het formele einde van het traject van een werkgever met uw bedrijf. Als u denkt dat het offboardingproces alleen bestaat uit het ondertekenen van de papieren door een werknemer en het terugsturen van bedrijfsapparatuur, moet u weten dat deze stappen slechts het topje van de ijsberg zijn. Je kunt meer doen, en je zou meer moeten doen.
Waarom het vaak al ingewikkelde proces van vertrek van werknemers bemoeilijken?
Een mooi afscheid kan van uw vertrekkende medewerkers loyale alumni maken. Deze houding om contact te houden betekent niet alleen mogelijkheden om kennis te delen, maar dat uw alumni de ambassadeurs, klanten of zelfs leveranciers van uw bedrijf worden.
Als je het goed doet, kun je vroeg of laat wat boemerangmedewerkers verwachten. Studies tonen zelfs aan dat boemerangwerknemers over het algemeen een hogere mate van betrokkenheid bij een bedrijf tonen. 40 procent van de werknemers zegt dat ze zouden overwegen om terug te keren naar een bedrijf waar ze eerder hebben gewerkt, en, belangrijker nog, boemerangmedewerkers komen meestal terug met meer expertise en knowhow die kunnen helpen om uw doelen sneller te bereiken.
Een goed beheerde en creatieve offboarding kan bijdragen aan het imago van uw werkgever — niet alleen door de openbare beoordelingen en mond-tot-mondreclame van degenen die het bedrijf verlaten, maar ook door de huidige werknemers die kunnen zien hoeveel zorg, empathie en respect u toont tegenover de verlaters.
En wat als de breuk niet zo leuk was?
Ondanks de risico's heeft maar liefst 71% van de organisaties geen formeel offboardingproces. Hoe kan dit invloed hebben op uw bedrijf?
Online beoordelingen
We weten dat dit zeldzaam is, maar sommige ex-werknemers kunnen echt hun best doen om negatieve feedback achter te laten op online beoordelingsplatforms of sociale media. Uit een onderzoek bleek dat meer dan 50 procent van de werkzoekenden heeft deze reviews bekeken voordat ze naar een baan solliciteerden, dus het spreekt voor zich dat dit een belangrijk onderdeel is van je employer brand.
Mond-tot-mondreclame
Iedereen houdt van een goed verhaal om te stoppen, maar we zijn het er allemaal over eens dat we sommige dingen kunnen overdrijven voor het drama. Het punt is dat het nieuws snel gaat en je wilt niet herinnerd worden als een giftige plek om te werken, dus zorgen voor een aangenaam afscheid moet iets zijn om elke keer naar te streven.
Opzettelijke schade
We willen het niet geloven, maar er zijn mensen die de ex-werkgever schadelijke dingen kunnen aandoen als het bedrijf geen veiligheidsmaatregelen neemt. Het lekken van belangrijke gegevens, het stelen van intellectueel eigendom en soortgelijke schadelijke acties kunnen de reputatie van uw bedrijf ernstig schaden. 1 van de 5 bedrijven hebben te maken gehad met datalekken door ex-werknemers — dat is niet zo verwonderlijk, want 1 op de 4 overleden werknemers hebben nog steeds toegang tot informatie en accounts van hun ex-werkplekken.
Waar moet je op letten?
Om ervoor te zorgen dat u de reputatie, het intellectuele eigendom en de resterende werknemers beschermt, moet u nadenken over deze processen die verder gaan dan papierwerk:
Andere teams op de hoogte brengen
Door teams op de hoogte te houden van het vertrek van werknemers blijkt transparantie binnen de organisatie. Het bevordert een cultuur van open communicatie en vertrouwen, waarbij werknemers zich gewaardeerd en betrokken voelen bij belangrijke organisatorische updates.
Andere teams op de hoogte brengen wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is een belangrijke stap om een soepele overgang te garanderen. Wanneer een werknemer vertrekt, nemen ze hun unieke vaardigheden, kennis en expertise mee. Door andere teams vooraf op de hoogte te stellen, kan kennisoverdracht plaatsvinden voordat de medewerker vertrekt. Dit maakt de herverdeling van kritieke informatie, documenten en processen mogelijk, zodat essentiële kennis niet verloren gaat en dat anderen het werk naadloos kunnen voortzetten.
Bovendien kunnen teams en managers, als ze weten dat een werknemer vertrekt, hun behoeften op het gebied van middelen beoordelen en dienovereenkomstig plannen. Het biedt de mogelijkheid om de verdeling van de werklast te evalueren, eventuele hiaten in vaardigheden te identificeren die moeten worden verholpen door middel van aanwerving of opleiding, en ervoor te zorgen dat het team zijn doelstellingen kan blijven halen zonder andere leden te overbelasten.
Interview afsluiten
Exitgesprekken spelen een cruciale rol in het offboardingproces van werknemers en bieden waardevolle inzichten en feedback die kunnen bijdragen aan de verbetering van de organisatie. Deze feedback kan helpen om patronen te identificeren, systemische problemen aan te pakken en de nodige wijzigingen aan te brengen om de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers te vergroten.
Exitgesprekken helpen om de redenen te ontdekken waarom werknemers ervoor kiezen om het bedrijf te verlaten. Deze onderliggende factoren achter het vertrek van werknemers kunnen helpen bij het identificeren van trends, zoals problemen met leiderschap, evenwicht tussen werk en privéleven, loopbaangroei of beloning.
Door het afnemen van exitgesprekken tonen organisaties bovendien aan dat ze de mening en ervaringen van hun werknemers waarderen. Dit kan vertrekkende werknemers helpen zich gehoord en gewaardeerd te voelen, zelfs tijdens hun laatste dagen bij het bedrijf. Hier zijn enkele vragen die u in uw exitinterview kunt opnemen:
Had je voldoende middelen en ondersteuning nodig om je werk succesvol uit te voeren?
Voldeed de job aan je verwachtingen?
Is er iets dat we hadden kunnen doen om je van gedachten te doen veranderen over de overstap naar het bedrijf?
Zou je overwegen om terug te keren naar dit bedrijf?
Beveiliging
Het gaat niet alleen om het terugsturen van de laptop en telefoon op het werk — denk ook aan uw intellectuele eigendom en gevoelige informatie. Het waarborgen van de beveiliging van intellectuele informatie wanneer werknemers het bedrijf verlaten, is cruciaal om gevoelige gegevens te beschermen en ongeoorloofde toegang te voorkomen.
Controleer en update regelmatig de toegangsrechten gedurende de volledige ambtstermijn van een werknemer. Implementeer sterke toegangscontroles, zoals unieke gebruikersaccounts, op rollen gebaseerde machtigingen en meervoudige authenticatie, om de toegang tot gevoelige informatie te beperken. Wanneer een werknemer vertrekt, deactiveer dan onmiddellijk zijn accounts en zorg ervoor dat zijn toegangsrechten op alle systemen worden ingetrokken.
Indien nodig kunt u overwegen om werknemers te verplichten vertrouwelijkheidsovereenkomsten te ondertekenen waarin hun verantwoordelijkheid voor de bescherming van intellectuele eigendom en gevoelige informatie wordt beschreven. Benadruk het belang van vertrouwelijkheid, zelfs na het verlaten van de organisatie.
Vergeet de fysieke beveiligingsmaatregelen natuurlijk niet. Haal alle fysieke toegangskaarten, sleutels of andere fysieke activa op die toegang geven tot het bedrijfspand. Wijzig relevante codes of wachtwoorden voor beveiligingssystemen om ongeoorloofde toegang te voorkomen.
Alumninetwerk
Een alumninetwerk helpt om verbindingen te onderhouden, bevordert een gevoel van gemeenschap en biedt voortdurende mogelijkheden voor betrokkenheid en samenwerking.
Voormalige werknemers kunnen dienen als een waardevolle talentenpool voor toekomstige wervingsbehoeften. Ze zijn al bekend met de cultuur van de organisatie en kunnen mogelijk nieuwe vaardigheden en ervaringen meenemen die elders zijn opgedaan. Door in contact te komen met alumni kan deze talentenpool worden benut en kan het makkelijker worden om opnieuw in dienst te nemen of door te verwijzen. Dit kan mogelijk worden gemaakt door middel van online forums, netwerkevenementen, webinars of mentorprogramma's.
Houd een actuele database bij met contactgegevens van alumni. Dit kunnen e-mailadressen, LinkedIn-profielen en andere relevante gegevens zijn. Je moet regelmatig met alumni communiceren via nieuwsbrieven, e-mailupdates of aankondigingen op sociale media. Deel relevant nieuws, updates van de organisatie, mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en exclusieve voordelen of evenementen.
41% van de voormalige werknemers geeft aan mogelijkheden te willen hebben om te netwerken. Netwerkevenementen speciaal voor alumni, zowel persoonlijk als virtueel, zijn ook een goed idee. Deze evenementen kunnen voormalige werknemers de mogelijkheid bieden om opnieuw contact te maken, ervaringen te delen en professionele relaties op te bouwen.
Het komt allemaal neer op waarden
Wat u ook besluit te doen als onderdeel van uw offboardingproces, vergeet niet dat uw bedrijfswaarden uw Northern Star moeten zijn als het gaat om uw acties. Het is altijd een goed idee om zorgzaamheid en empathie te tonen en de werknemer die verder gaat het beste te wensen.
Laat het proces bij het verlaten van uw werknemers niet alleen dat zijn: als het wat rustiger is geworden, moet u alle belangrijke informatie die u hebt verzameld gebruiken om uw organisatiecultuur, bestaande werknemerservaring, gegevensbeveiliging enz. te verbeteren.
