De eerste indruk is belangrijk! Daarom kan een goed ontworpen onboardingproces het verschil maken tussen een nieuwe medewerker die meteen aan de slag gaat en iemand die moeite heeft om zijn draai te vinden. Effectieve onboarding gaat niet alleen over het invullen van papierwerk en het op de hoogte brengen van medewerkers — het gaat erom een uitgebreide ervaring te creëren die betrokkenheid, productiviteit en een gevoel van saamhorigheid vanaf de eerste dag bevordert.
Laten we eens kijken naar het belang van het onboardingproces en de belangrijkste strategieën delen om te zorgen voor een soepele en succesvolle overgang voor nieuwe werknemers.
Waarom is het onboardingproces belangrijk?
Het onboardingproces is een cruciale stap in de integratie van nieuwe werknemers in de cultuur en waarden van een organisatie. Het zet de toon voor hun hele werknemerstraject en kan een grote invloed hebben op hun betrokkenheid en tevredenheid op lange termijn. In feite kan een effectieve onboarding van werknemers het behoud van werknemers verbeteren door 82%. Welke voordelen kan een gestructureerde onboarding voor uw bedrijf opleveren?
Bedrijven met een effectieve onboarding zagen een 60% jaar-op-jaar verbetering van de omzet. Een goed gestructureerd onboardingprogramma versnelt de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om productief te worden en hun volledige potentieel te bereiken. Het voorziet hen van de nodige kennis, vaardigheden en middelen om hun taken effectief uit te voeren.
Nieuwe medewerkers met goede onboarding-ervaring waren 18x meer toegewijd aan hun werkgever. Wanneer werknemers zich gesteund en welkom voelen tijdens het onboardingproces, is de kans groter dat ze een gevoel van loyaliteit en betrokkenheid bij de organisatie ontwikkelen. Betrokken werknemers zijn ook minder geneigd om elders kansen te zoeken, waardoor het verloop daalt.
93% van de bedrijven is het erover eens dat onboarding nieuwe medewerkers kan helpen beslissen of ze willen blijven. Onboarding is een kans om nieuwe medewerkers vertrouwd te maken met de waarden, normen en praktijken van de organisatie. Het helpt hun verwachtingen af te stemmen op de bedrijfscultuur, bevordert een gevoel van verbondenheid en bevordert culturele assimilatie.
Hoe creëer je een effectief onboardingproces?
Alleen 12% van de werknemers is het erover eens dat hun bedrijf goed werk verricht bij het onboarden van nieuwe werknemers, terwijl 1 op de 3HR-professionals meldden dat de kwaliteit van hun onboarding niet aan de norm voldeed. Probeer deze dingen tijdens je onboardingproces:
1. Pre-boarding
Pre-boarding verwijst naar het proces waarbij nieuwe medewerkers worden aangenomen en voorbereid vóór hun officiële startdatum, meestal tussen het moment dat de vacature wordt geaccepteerd en hun eerste dag op het werk. Het is bedoeld om de overgang naar de organisatie soepeler te laten verlopen, nieuwe werknemers te helpen zich welkom te voelen en hen de nodige informatie en middelen te bieden om van start te gaan.
Geef ze relevante informatie over het bedrijf, het team en hun rol. Dit kan een e-mail zijn om de directe collega's voor te stellen, zodat er op dag 1 op het werk enkele bekende gezichten zijn.
Stuur een welkomstpakket of introductiemateriaal zodat ze zich enthousiast en voorbereid voelen. Regel de technologische behoeften van de nieuwe medewerker, zoals het instellen van hun zakelijke e-mail, gebruikersaccounts en toegang tot de benodigde software of systemen.
De eerste dag en week kunnen stressvol zijn. Geef een overzicht van het onboardingschema, inclusief de agenda voor de eerste dag en eventuele trainingssessies, vergaderingen of oriëntaties die ze moeten bijwonen.
2. Gestructureerde oriëntatie
Ontwerp een uitgebreid oriëntatieprogramma dat essentiële informatie omvat, zoals bedrijfsbeleid, procedures, voordelen en organisatiestructuur.
Identificeer de onderwerpen en informatie die tijdens de oriëntatie aan bod moeten komen. Dit kan bedrijfsgeschiedenis, missie, waarden, organisatiestructuur, beleid, voordelen, veiligheidsprocedures, IT-richtlijnen en andere essentiële informatie omvatten. Bied trainingsmateriaal, handleidingen of werkhulpmiddelen aan waar nieuwe werknemers naar kunnen verwijzen voor doorlopend leren en ondersteuning.
Leg het arbeidsvoorwaardenpakket uit, inclusief gezondheidszorg, pensioenregelingen, vakantiebeleid en andere voordelen of programma's die door de organisatie worden aangeboden. Deel informatie over hulpmiddelen voor werknemers, zoals ondersteuningsprogramma's voor werknemers, welzijnsinitiatieven, mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en hulpbrongroepen voor werknemers.
> Doorlopende ondersteuning en middelen bieden aan nieuwe werknemers die verder gaan dan het initiële oriëntatieprogramma. Dit kan bestaan uit regelmatige check-ins met een mentor of buddy, aanvullende trainingssessies en toegang tot HR- of ondersteuningskanalen voor eventuele vragen of opmerkingen.
3. Verwachtingen stellen
Het is moeilijk om de weg op te gaan zonder een duidelijk stappenplan. Stel duidelijke prestatieverwachtingen vast en communiceer doelstellingen op korte en lange termijn aan uw nieuwe medewerker — deze duidelijkheid helpt nieuwe medewerkers hun rol binnen de organisatie te begrijpen en hun inspanningen daarop af te stemmen.
Identificeer de specifieke doelen en doelstellingen die relevant zijn voor de rol van de nieuwe werknemer en communiceer de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's). Deze doelen moeten aansluiten bij de bredere doelstellingen van het team en de organisatie.
Werk samen met de nieuwe werknemer om ontwikkelingsdoelen vast te stellen die aansluiten bij hun loopbaanambities en de behoeften van de organisatie. Dit is cruciaal omdat 41% van de respondenten noemde een gebrek aan loopbaanontwikkeling en doorgroei als belangrijkste reden om te vertrekken. Dit kan het verwerven van specifieke vaardigheden, het verwerven van branchekennis of het behalen van professionele certificeringen omvatten.
Documenteer de overeengekomen doelen en doelstellingen in een duidelijk en toegankelijk formaat. Dit kan worden opgenomen in het onboardingmateriaal van de werknemer, het prestatiebeheersysteem of worden gedeeld op een speciaal platform voor het stellen van doelen. Regelmatige communicatie en versterking van de doelen tijdens het onboardingproces zorgen voor afstemming en houden de werknemer gemotiveerd en gefocust.
4. Mentorschap en buddyprogramma's.
Wijs aan elke nieuwe medewerker een mentor of maatje toe. Deze persoon kan begeleiding bieden, vragen beantwoorden en de nieuwe medewerker helpen zich te oriënteren op de cultuur en dynamiek van het bedrijf, van professionele nuances tot waar hij op kantoor de beste koffie kan krijgen.
Bepaal de programmastructuur en het tijdschema dat het beste past bij de behoeften van uw organisatie. De opties zijn onder meer een-op-een mentorschap, groepsmentoring of een combinatie van beide.
Nodig vrijwilligers uit om deel te nemen aan het programma of identificeer potentiële mentoren en vrienden op basis van hun expertise en compatibiliteit met de nieuwe werknemers. Geef mentoren en vrienden trainingen of oriëntatiesessies om hen de nodige kennis en vaardigheden bij te brengen om nieuwe werknemers effectief te ondersteunen.
Geef richtlijnen over de frequentie en de vorm van vergaderingen, de communicatieverwachtingen en de verwachte mate van ondersteuning. Geef voorgestelde gespreksonderwerpen of gespreksstarters als leidraad voor het mentorschap en de relaties tussen vrienden. Dit kan bestaan uit het delen van ervaringen, het bespreken van uitdagingen, het stellen van doelen of het verkennen van mogelijkheden voor groei en ontwikkeling.
Vergeet niet om regelmatig check-ins in te plannen met nieuwe medewerkers om hun voortgang te beoordelen, problemen aan te pakken en feedback te geven. Dit toont aan dat de organisatie investeert in hun succes en welzijn, wat altijd prettig voelt in een nieuwe werkomgeving.
Steunend op technologie
Door technologie in het onboardingproces te integreren, kunnen administratieve taken worden gestroomlijnd, de efficiëntie worden verbeterd en een aantrekkelijkere ervaring worden gecreëerd. Overweeg om tools zoals online leerplatforms te gebruiken om onboardingmateriaal te leveren of AI om digitale documentatie te automatiseren — dit maakt het niet alleen makkelijker voor uw HR-specialisten, maar stelt nieuwe medewerkers ook in staat om in hun eigen tempo te leren.
Lockdowns hebben ons geleerd dat bijna alles virtueel kan worden gedaan — in het tijdperk van werken op afstand kun je een effectieve virtuele onboarding hebben door gebruik te maken van videoconferenties en virtuele samenwerkingstools.
Maak er een feestje van!
Om de stress voor de nieuwe werknemer te verminderen, moet de onboarding worden gezien als een viering van een nieuw begin. Als je genoeg bronnen hebt, zijn hier een paar tips om het onboardingproces leuker te maken — de meeste kun je online doen:
Icebreaker-spellen en -activiteiten
Een speurtocht om het kantoor te leren kennen
Creatieve welkomstpakketten
Teambuildingactiviteiten
Welkomslunch
Spotlight voor werknemers of introductievideo's
Gamificeerd leren
Erkenning van werknemers
Conclusie
Een effectief onboardingproces is een strategische investering die zijn vruchten afwerpt op het gebied van betrokkenheid, productiviteit en retentie van werknemers. Door prioriteit te geven aan uitgebreide oriëntatie, duidelijke communicatie, voortdurende ondersteuning en het benutten van technologie, kunnen organisaties hun nieuwe medewerkers klaarstomen voor succes.
Onthoud dat onboarding geen eenmalige gebeurtenis is, maar een doorlopende reis die tot ver na de eerste paar weken duurt. Door nieuwe werknemers vanaf het begin te koesteren en te ondersteunen, kunnen organisaties een basis leggen voor succes op lange termijn en een cultuur van betrokkenheid en uitmuntendheid creëren.
